ในปี 2022 Google ได้ยุติการให้บริการพื้นที่เก็บข้อมูลไม่จำกัดฟรีสำหรับสถาบันการศึกษา และ Microsoft ได้ปรับปรุงข้อเสนอด้านการศึกษาเมื่อไม่นานมานี้ ทำให้สถาบันการศึกษาต้องเผชิญกับความท้าทายครั้งใหญ่ เช่น ค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นและฟังก์ชันการทำงานที่ลดลง การพัฒนาดังกล่าวเน้นย้ำถึงความสำคัญของการนำระบบที่มีความเสถียร สามารถขยายได้ และควบคุมได้มาใช้
ในเดือนมกราคม 2025 Microsoft จะมีการเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญในแผน Microsoft 365 Education โดยจะยกเลิกแผน Office 365 A1 Plus ลดพื้นที่เก็บข้อมูลรวมเหลือ 100TB ต่อองค์กร และจำกัดการใช้งานบาง license ให้ใช้ได้เฉพาะเวอร์ชันเว็บเท่านั้น เช่น Word, Excel และ PowerPoint จะไม่มีเวอร์ชันเดสก์ท็อปให้ใช้งานอีกต่อไป
การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้อาจทำให้โรงเรียนต้องหันไปใช้แผนบริการที่มีค่าใช้จ่ายสูงขึ้น หรือปรับทรัพยากรใหม่เพื่อรักษาการใช้งาน ส่งผลให้หลายโรงเรียนเริ่มกลับมาทบทวนความเหมาะสมในการพึ่งพาโซลูชัน SaaS อีกครั้ง นอกจากผลกระทบด้านการเงินแล้ว ความกังวลเกี่ยวกับความปลอดภัยของข้อมูลและการปฏิบัติตามกฎระเบียบก็เพิ่มมากขึ้นเช่นกัน
สถาบันการศึกษามีข้อมูลสำคัญจำนวนมาก เช่น ประวัตินักเรียน ข้อมูลการเงิน และงานวิจัย ทำให้ตกเป็นเป้าหมายหลักของการโจมตีทางไซเบอร์ ซึ่งเกิดขึ้นกับเกือบ 80% ของสถาบันในแต่ละปี (Netwrix, 2024) นอกจากนี้ การปฏิบัติตามกฎระเบียบ เช่น FERPA และ GDPR ยังต้องการระบบจัดการข้อมูลที่ปลอดภัย มีความเป็นส่วนตัว และสามารถตรวจสอบได้ ซึ่งโซลูชัน SaaS บางรายอาจไม่สามารถตอบโจทย์ความต้องการนี้ได้อย่างเต็มที่
การเปลี่ยนมาใช้โซลูชัน Productivity แบบ on-premise ช่วยให้สถาบันการศึกษามีการควบคุมข้อมูลที่มากขึ้น คาดการณ์ค่าใช้จ่ายได้ง่าย และเพิ่มความยืดหยุ่นในการจัดการพื้นที่เก็บข้อมูลได้ดียิ่งขึ้น ต่างจากโซลูชัน SaaS ที่มักมีความเสี่ยงจากการปรับราคาค่าสมัครสมาชิกเพิ่มขึ้น หรือการเปลี่ยนแปลงฟีเจอร์การให้บริการที่ไม่สามารถคาดการณ์ได้ โซลูชันแบบ on-premise ให้กรอบการทำงานที่มั่นคงและเหมาะสมกับความต้องการระยะยาวมากกว่า
การจัดเก็บข้อมูลภายในองค์กรยังช่วยให้ข้อมูลมีความเป็นส่วนตัวสูงขึ้น สนับสนุนให้โรงเรียนปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านความปลอดภัยและกฎระเบียบต่างๆ พร้อมปกป้องข้อมูลสำคัญ เช่น ข้อมูลนักเรียนและงานวิจัยได้อย่างมีประสิทธิภาพ
โซลูชัน Productivity แบบ on-premise เช่น Synology Office Suite ช่วยเสริมสร้างการทำงานร่วมกันและการสื่อสารด้วยเครื่องมือต่างๆ เช่น การจัดเก็บไฟล์อย่างปลอดภัย การกำหนดสิทธิ์การแชร์ที่ละเอียด การแก้ไขเอกสารแบบเรียลไทม์ และการส่งข้อความ ซึ่งสนับสนุนทั้งโครงการกลุ่มสำหรับนักเรียนและการจัดการไฟล์ในหมู่คณาจารย์
เรียนรู้เพิ่มเติม | Synology Office Suite
สำหรับผู้ดูแลระบบ IT โซลูชันเหล่านี้ช่วยให้การจัดการง่ายขึ้น ด้วย dashboard ที่รวมศูนย์ ระบบติดตามสถานะ และเครื่องมือสำหรับตรวจสอบเพื่อความสอดคล้องกับกฎระเบียบ นอกจากนี้ การควบคุมการเข้าถึงขั้นสูงยังช่วยให้สามารถมอบหมายงานให้ทีม IT ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้การทำงานราบรื่นยิ่งขึ้น พร้อมทั้งเพิ่มความสามารถในการดูแลโครงสร้างพื้นฐานดิจิทัลได้อย่างแข็งแกร่ง
แม้ว่าการเปลี่ยนแปลงจากผู้ให้บริการ SaaS รายใหญ่จะส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานในระยะสั้น แต่ก็เป็นโอกาสที่ดีสำหรับสถาบันการศึกษาในการทบทวนความเหมาะสมของระบบที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน โซลูชัน Productivity แบบ on-premise นำเสนอเส้นทางที่ยั่งยืนเพื่อตอบโจทย์ปัญหาด้านค่าใช้จ่าย เสริมความปลอดภัย และสร้างรากฐานดิจิทัลที่มั่นคง เพื่อรองรับความต้องการด้านการศึกษาที่เปลี่ยนแปลงไปของทั้งครูและนักเรียน